Après la phase préalable dédiée à la prise de contact et à l'organisation du processus, des réunions communes de médiation sont en règle générale organisées.
Les réunions de médiation ont lieu dans notre salle de réunion. Au besoin, nous pouvons nous déplacer pour une réunion externe (p. ex. à l'hôpital) sous réserve que les conditions indispensables à une bonne exécution de la mission restent garanties (confidentialité, acceptation par les parties du lieu proposé, adéquation par rapport au processus).
En règle générale, après l’accueil des médiés et un bref rappel des règles de la médiation, le médiateur donne assez vite la parole aux médiés pour leur permettre de présenter au travers un bref récit leur point de vue et pour leur permettre d'exprimer ce qui leur importe (faits et sentiments) le plus. Il veille à ce que tant les éléments humains que le volet factuel et technique puissent être exprimés. Dans la mesure du possible, le médiateur clarifie aussi dès le début ce qu'attendent les médiés du processus de médiation.
A partir de ces éléments, les différents aspects sont repris pour tenter de les résoudre dans le dialogue et la coopération.
La durée des réunions est fixée d’un commun accord, en règle générale elle est de deux heures au maximum. Plusieurs réunions peuvent le cas échéant être nécessaires.